個人情報保護宣言 - HJ Asset Management

HJアセット・マネージメント株式会社（以下「当社」といいます。）は、お客様からの信頼を第一と考え、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）及びこの個人情報保護宣言（プライバシーポリシー）に従って、お客様の個人情報を厳格に管理いたします。

関係法令等の遵守

当社は、お客様の個人情報の取扱いにつきまして、個人情報保護法、当社の業務に関連する法令及びその他の関連付随する関係法令等を遵守いたします。

個人情報の利用目的

当社は、取得したお客様の個人情報を以下の【個人情報の利用目的】の達成に必要な範囲内で利用し、その他の目的には利用いたしません。当社の個人情報の利用目的は、当社ホームページに掲載して、又は書面等で通知してお知らせいたします。

個人情報の共同利用

当社は、利用目的の範囲内において、お客様の個人データの共同利用を行うことがあります。共同利用のお取扱いについては、以下の【個人データに関する共同利用について】をご覧ください。

個人情報の第三者提供

　当社は、お客様の事前同意がある場合又は法令で認められている場合を除き、お客様の個人データを第三者に提供いたしません。

個人情報に係る安全管理措置

お客様の個人情報の漏えい等を防止するため、下記【個人データの安全管理のために講じた措置について】に定める必要かつ適切な安全管理措置を実施するとともに、役職員及び個人情報等の取扱いを委託する場合はその委託先の適切な監督及び遵守状況の点検を行うとともに、苦情処理にも適切に取り組んでまいります。

正確性の確保

　当社は、お客様の個人情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

お問い合わせについて

当社は、個人情報保護法に基づき、当社の保有するお客様の保有個人データに関して、開示・訂正等の請求を受け付けております。お客様は、当社の定める手続（以下の【保有個人データに関する開示、訂正等のご請求について】をご参照ください。）によりいつでもお客様自身の保有個人データの開示・訂正等を請求することができます。

また当社は、お客様の個人情報の取扱いに関するお客様からの苦情その他のお問合せを受け付けております。詳しくは、お客様の当社担当者もしくは下記お問合せ先までご連絡ください。

お問合せ先：

東京都港区赤坂二丁目11番2号　NOIR AKASAKA BLDG 12階
HJアセット・マネージメント株式会社
管理部
03-3588-8870 （代表受付）

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者です。

認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申出先:

一般社団法人日本投資顧問業協会事務局　苦情相談室（個人情報担当）
住所　〒103-0025　東京都中央区日本橋茅場町1-5-8　東京証券会館7階
電話　03-3663-0505
受付時間：月曜日～金曜日（祝祭日を除く）午前9時～午後5時

個人情報保護宣言（プライバシーポリシー）の継続的改善

当社は、お客様の個人情報の安全管理に努め、その取扱いを適正に行うため、この宣言の見直しを適宜行い、継続的な改善に努めてまいります。この宣言についての重要な変更がある場合には、下記当社ホームページにてお知らせします。

当社ホームページ：　www.hjasset.com

①【個人情報の利用目的】

当社は、お客様の個人情報について、次の事業内容及び利用目的の達成に必要な範囲においてお取扱いいたします。

＜事業内容＞

投資運用業務、第二種金融商品取引業務、投資助言・代理業務、総合不動産投資顧問業務及びこれらに付随する業務（今後取り扱いが認められる業務を含む）
金銭の貸借の媒介に係る業務
宅地建物取引業又は宅地若しくは建物の賃貸に係る業務
不動産の管理業務
特別目的会社から委託を受けてその機関の運営に関する事務を行う業務

＜利用目的＞

不動産関連金融商品の勧誘・販売又はサービスの案内を行うため
お客様との投資助言契約又は投資一任契約に関する事務を行うため
投資助言サービスの提供を行うため
前記の他、当社が取り扱いを認められた業務・サービスの勧誘等を行うため
適合性の原則等に照らした商品・サービスの提供の妥当性を判断するため
お客様ご本人であること若しくはお客様ご本人の代理人、又は法人のお客様の代表者等、取引担当者本人若しくはその代理人であることを確認するため
お客様に対し、取引結果、残高等の報告を行うため
お客様とのお取引に関する事務処理・審査・記録の保管のため
当社の経営管理・内部管理を行うため
その他、お客様とのお取引を適切かつ円滑に履行するため

当社は、人種、信条、門地、本籍地、保険医療又は犯罪経歴についての情報その他の機微（センシティブ）情報は、適切な業務の運営その他の必要と認められる目的以外の目的に利用し、又は第三者に提供することはいたしません。

②【保有個人データに関する開示、訂正等のご請求について】

個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等（訂正・追加・削除）または利用停止等（利用停止・消去・第三者提供の停止）（以下、「開示等請求」といいます。）を希望される場合には、請求書（以下（1））に必要事項をご記入の上、ご本人様確認のための書類（以下（2））を添えて以下の当社窓口までご送付ください。

（1）請求書

　個人情報開示等請求書

※任意の書式に申出内容の詳細をご記入ください。

（2）本人確認のための書類

① ご請求者がご本人の場合

運転免許証、健康保険証※またはパスポートなど、公的機関が発行した書類の写しのいずれか一つ

※保険者番号と被保険者等記号・番号をマスキングしてください

② ご請求者が代理人の場合

代理人ご本人の確認ができる書類（上記①に同じ。）に加え、以下の書類をご提出ください。

a.法定代理人の場合には、戸籍謄本、成年後見登記事項証明書の写しなど、法定代理権のあることが確認できる書類

b.任意代理人の場合には、契約者ご本人からの委任状および契約者ご本人の印鑑登録証明書

【当社窓口】

東京都港区赤坂二丁目11番2号　NOIR AKASAKA BLDG 12階

HJアセット・マネージメント株式会社

管理部

03-3588-8870 （代表受付）

（3）手数料

保有個人データの開示等請求については、勝手ながら手数料をご負担いただくことがありますので予めご了承ください。

（4）回答方法

　　　当社でお受けした開示等請求については、請求内容の確認・調査等を行い、ご本人に対し、ご希望の方法にて回答いたします。回答方法の指定がない場合には、書面にてご回答致します。

開示等請求に応じることにより、ご本人または第三者の生命・身体・財産その他の権利・利益を害する恐れがある場合や、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合および他の法令に違反することとなる場合等、ご請求に応じることができない場合がありますが、その場合にはその理由をご連絡致します。

　　（5）利用停止等

当社が保有する保有個人データが、｢個人情報の保護に関する法律｣第18条の規定に違反して取り扱われていると言う理由（目的外に利用されているという理由）、同法第20条の規定に違反して取得されたものであるという理由（偽りその他不正の手段により個人情報を取得したという理由）、同法第27条第1項の規定に違反して第三者提供されているという理由（あらかじめご本人の同意を得ないで第三者に提供されているという理由）、当該本人が識別される保有個人データを当社が利用する必要がなくなったという理由（対象保有個人データの全ての利用目的が達成された、または当該目的の前提となる事業自体が全て中止となったという理由）、当該本人が識別される保有個人データに係る第26条第１項に規定する漏えい等の事態が生じたという理由（本人に2次被害が及ぶような当局報告される又は公表がされるような漏えい等事案が発生したという理由）、その他当該本人が識別される保有個人データの取扱いにより当該本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがあるという理由（本人の権利利益の保護の必要性を上回る特別な事情により、本人の権利・利益が損なわれるおそれがあるという理由）により、保有個人データの利用停止又は消去のご請求を受けた場合、当社は直ちに調査を行い、そのご請求に理由がある旨が判明した場合は、遅滞無く利用停止又は消去を行います。但し、利用停止又は消去に多額の費用を要する場合その他利用停止又は消去を行うことが困難な場合は、ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わる措置を取らせていただく場合があります。

　　（6）その他

以下の場合は、開示等のご請求に応じることができませんので、予めご了承ください。なお、開示等に応じかねる旨を当社において決定した場合は、その旨に理由を付してご連絡致します。また、開示等に応じかねる場合であっても、上記（4）の手数料をいただきます。

本人確認ができない場合
代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合
｢個人情報に関する開示等請求書｣の記載に不備があった場合
個人情報に関する開示等請求書のご提出時に、手数料のお支払いがない場合
ご依頼のあった請求内容が、当社の保有個人データに該当しない場合
訂正のご請求において、当社の定める変更手続によって行っていただけなかった場合
利用停止・消去のご請求において、お客様のお申し出に｢個人情報の保護に関する法律｣に定められた理由に該当しない場合
ご本人または第三者の生命、身体、財産（法人の財産含む。）その他の権利利益を害するおそれがある場合
当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
他の法令に違反することとなる場合
その他、他の法令等に定めがある場合

③【個人データに関する共同利用について】

当社は、法令の規定に基づいて、当社にて取得したお客様の個人データを、以下の通り共同利用させていただく場合がございます。個人データに関する共同利用については、以下の通りお取扱いいたします。

＜共同利用される個人データの項目＞

1.当社が共同利用者と共同して利用する個人データの項目は、次のとおりです。

① ご氏名

②　ご住所

③　お電話番号

④　FAX番号

⑤　生年月日（年齢）

⑥　ご職業、お勤め先

⑦　国籍

⑧　電子メールアドレス

⑨　お取引情報

⑩　不動産情報

⑪　成約情報

2. 共同して利用する者の範囲

共同利用者は、当社の関連会社であるハウジング・ジャパン株式会社、株式会社トランクルーム東京及びKEN’S PLACE株式会社とします。

＜共同利用者の利用目的＞

　　共同利用する者の範囲に記載された各社における利用目的は、以下をご確認ください。

　　ハウジング・ジャパン株式会社　 https://housingjapan.co.jp/privacy-policy/

　　株式会社トランクルーム東京　 https://trunkroomtokyo.jp/user/privacy-policy/

　　KEN’S PLACE株式会社 https://kens-place.com/policy/

3. 上記1の個人データにつきましては、個人データ管理責任者が責任をもって管理いたします。

個人データ管理責任者：当社（https://hjasset.com/会社情報）

④【個人データの安全管理のために講じた措置について】

1.基本方針の策定

当社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「個人情報の取扱いに関するお間合せ窓口」等についての基本方針を策定しています。

2.個人データの取扱いに係る規律の整備

当社は、個人情報保護委員会及び金融庁により制定された「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」等、並びに金融商品取引業者として当社が加入する自主規制機関の定めに準拠した取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

3.組織的安全管理措置

1）個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

2）個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、監査部門や場合により外部の者による監査を実施しています。

4.人的安全管理措置

1）個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

2）個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

5.物理的安全管理措置

1）個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。

2）個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

6.技術的安全管理措置

1）アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

2）個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7.外的環境の把握

当社は、経済安全保障の考え方に従い、国外にお客様の個人情報を保管することはしておりません。将来国外にお客様の個人情報を保管することになった場合は、当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で「金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全管理措置等についての実務指針」に記載された安全管理措置に相当する安全管理措置を実施し、そのことを公表またはご本人へ通知いたします。

以上